Издeржки кoмпaнии нa oфисную бумагу и электричество в случае бесконтрольной распечатки сотрудниками деловых и личных документов — конечно же, не самая большая проблема организации. Хотя даже её одной достаточно, чтобы руководство задумалось о средствах защиты печати http://secret.su/printer-guard/. Более серьёзная проблема — это промышленный шпионаж нелояльных сотрудников в пользу конкурентов в условиях отсутствия конфиденциальности в офисном документообороте. Если нет системы защиты в компьютерной сети, удалённо отправить копию секретного файла, пошедшего на печать, к себе на e-mail, флешку или в любое облачное хранилище — дело 15 секунд.

Популярные, но нерабочие способы защиты коммерческой информации

Дешёвое и совершенно неэффективное средство — это определить узкий круг тех сотрудников, которым руководство доверяет, и только им дать доступ к конфиденциальной информации, разрешив распечатывать документы, остальных же максимально ограничить. Возможно, для очень маленькой компании, которая не собирается расти и развиваться, это и выход. Хотя, что может ударить больнее по бизнесу, чем обманутое доверие избранным топ-менеджером?

Можно поступить наоборот и накупить по принтеру в каждый отдел, чтобы не было случайного обмена ценными сведениями между подразделениями. Но и этот способ не защищает собственников от утечки информации внутри департаментов. А ведь кроме принтеров есть ещё и обмен цифровыми документами, как в самой компании, так и с контрагентами. Для него тоже нужны мероприятия по безопасности.

Эффективные технологии защиты конфиденциальных данных

Сфера IT-технологий предлагает широкий спектр решений для выполнения задач безопасности бизнеса. В отношении работы персонала с принтерами это могут быть сложные системы отложенной печати с требованиями аутентификации пользователей. В её основе может быть концепция допусков по ID-картам. Тот же принцип идентификации пользователей и присвоения каждому из них категории допуска к определённой группе документов может работать и в случаях, когда сотрудники копируют или сохраняют файлы с компьютеров на любые носители.

В случае обмена проектными документами с контрагентами через интернет-сеть сохранить безопасность помогут такие решения, как:

• Защищённый облачный корпоративный сервис, который работает согласно запрограммированной политике конфиденциальности.
• Виртуальные защищённые комнаты данных. Технология для случаев, когда необходимо временно предоставить важные файлы сторонней организации, проверяющим органам например.

Комплексное внедрение разных типов защиты позволяет объединить в одно целое 3 задачи:

• Подробный мониторинг работы каждого сотрудника с файлами.
• Контроль дифференцированного доступа к информации.
• Регулирование бумажного документооборота.

А общий процесс работы компании с данными можно вывести на один отслеживающий монитор.

Программ на рынке для осуществления каждой из этих задач множество. Но только специализирующиеся на безопасности IT-компании могут грамотно их использовать и сочетать, увязывая в единую систему, сконструированную под задачи конкретного бизнеса. Потому что у них есть программисты требуемого уровня и многолетний опыт в системах корпоративной защиты.